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ERP: un esempio di consulenza progettuale preliminare
 

VALUTAZIONE DI UN NUOVO ERP. QUALI SONO I PRINCIPALI PASSI DA SEGUIRE?

Domanda:
Devo iniziare un progetto per la valutazione del nostro attuale ERP e/o per la scelta di uno nuovo. Quali sono i principali passi da seguire?

Risposta:

Un sistema ERP è prima di tutto uno strumento di lavoro che deve supportare le attività svolte attraverso tutta la catena del valore. Parlo di attività e non di processi perché sono queste che vengono svolte dagli utenti del sistema e sono queste che devono trovare adeguato supporto nel ERP.
Questo indipendentemente dal fatto se l' azienda è organizzata per processi oppure no. Le attività rappresentano la trasformazione di una strategia di azienda in azioni che mirano al raggiungimento di determinati obiettivi.
Quindi la prima cosa da fare è quella di rilevare in modo chiaro e approfondito la strategia aziendale in termini di obiettivi e attività.
Per fare questo le suggerisco di avvalersi una consulenza progettuale che permette di costruire una visione strategica da tutti i punti di vista: finanziario, clienti, processi e risorse interne. Inoltre le permetterà di mettere in relazione tra loro gli obiettivi dei quattro punti di vista.
In altre parole la consulenza professionale guiderà secondo un percorso del seguente tipo:

Naturalmente non è un lavoro che può fare da solo il consulente; deve coinvolgere i vari responsabili organizzando delle riunioni apposite. Faccia in modo di vedere rappresentata attorno al tavolo l' intera catena del valore. Si faccia dire oltre ad obiettivi e attività, anche quali indicatori vengono utilizzati per valutare lo stato di attuazione della strategia. La scelta degli indicatori infatti ha un impatto molto significativo sulle tecnologie che vengono scelte e quindi anche sul sistema ERP.
Dopo avere chiarito la strategia, selezioni un gruppo di utenti significativo (sono loro i veri attuatori della strategia) e mediante sessioni di lavoro comune analizzate insieme i pro e i contro dell' attuale ERP rispetto alle attività che svolgono (funzionali al raggiungimento degli obiettivi identificati in precedenza).
Se gli utenti sono molti dovrà prevedere di dividerli in gruppi ciascuno formato da 10 -12 persone.
Il lavoro con gli utenti è assolutamente indispensabile e dalla progettazione delle sessioni di lavoro dipenderà la qualità delle informazioni che otterrà.
Il suo ruolo dovrà essere quello di "facilitatore" delle sessioni di lavoro: infatti sono proprio gli utenti i protagonisti della attività di valutazione e/o progettazione del ERP. Per la progettazione e conduzione degli incontri, le suggerisco il metodo dell' Action Learning.
Vedrà che dopo questi due passi, avrete tutti le idee molto più chiare sugli eventuali punti deboli del ERP attuale e sarete in grado di scrivere le specifiche per un eventuale intervento di miglioramento ovvero di un nuovo ERP.
A questo punto lei è pronto per iniziare ad interloquire con i potenziali fornitori di ERP (eviti di farlo prima).
Quanto detto fino ad ora riguarda la rilevazione delle funzionalità di cui il sistema deve essere dotato.
Da un punto di vista puramente tecnologico le dò un unico consiglio: definisca un'architettura aperta, possibilmente basata su standard aperti e allo stato dell' arte in modo da ampliare la gamma di soluzioni di mercato disponibili. In altre parole, faccia in modo che sia la sua azienda ad imporre gli standard ai fornitori e non viceversa. Purtroppo non so darle indicazioni sul tempo necessario allo svolgimento dei passi che ho suggerito in quanto non sono a conoscenza delle dimensioni e dell' organizzazione della sua azienda. Spero di esserle stato utile nel poco spazio a disposizione.